Referenstagning via app når ut i världen

En kvinna som ler och sitter framför en laptop

Tro det eller ej, men nu behöver rekryterare inte längre ödsla tid på att jaga referenser. Talentwise har utvecklat en app, Refapp, som gör jobbet. I alla fall nästan. Appen vände sig från början till rekryterings- och bemanningsbranschen, men används nu av allt fler företag samt av kommuner och regioner. Den sparar mycket tid och pengar.

Det tar tid att jaga referenser per mail eller telefon, eftersom de personerna behöver avsätta tid för att berätta om en kandidats styrkor och svagheter. Därför kan referenspersonerna vara svåra att få tag i, vilket är frustrerande. Alla som någon gång rekryterat personal känner till problemet, säger Per Bergland, som är teknisk chef på Talentwise.

Nu finns en ny möjlighet: Den som rekryterar kan skicka ut ett meddelande via dator. Efter en kort förklarande text som talar om vem som rekryterar och vem som är kandidat, följer ett antal frågor om kandidaten. Det handlar till exempel om effektivitet och noggrannhet. Svaren mynnar ut i en rapport med samlade omdömen som bygger på en kombination av kvalitativa och kvantitativa svar. Den som svarar, referenspersonen, kan i lugn och ro fylla i sina svar när det passar utan att behöva känna sig jagad.

Många företag, men särskilt de största förstås, rekryterar över hela världen. Vi har kommit upp i 300 000 referenstagningar per år. Det betyder att texterna i appen måste översättas till många språk, och där har vi tagit Språkbolaget till hjälp, säger Per Bergland.

Språkliga utmaningar

Det speciella med översättningsuppdraget är att tilltalet i appen är så viktigt. Den som är referens måste tycka att det är trevligt att läsa texten för att hen ska känna sig manad att ge sina svar. Många av texterna är standardiserade, men så får de inte verka. De måste ändå upplevas som personliga och trevliga.

En del stora HR-avdelningar vill lägga in egna frågor, och det får de gärna. Men de flesta märker att våra standardfrågor fungerar bra, säger Per Bergland.

Det kan verka enklast att skicka ut allt på engelska, men Per Bergland menar att det ofta inte fungerar. I länder som Frankrike, Spanien, Italien och Tyskland vill rekryterarna absolut skicka ut frågorna på landets språk, eftersom det ökar chansen att referenserna svarar. Och eftersom texterna är standardiserade uppstår omedelbart vissa problem– hur gör man med feminin- och maskulinformerna, som ju är olika beroende på vem som får frågorna och vem som är kandidat? Hur ska datum skrivas?

Jag har själv lärt mig massor. Som att i Italien pågår en du-reform, men det kan ändå vara bra att använda ni i texterna – än så länge. På spanska går det bra att använda den maskulina formen om man är osäker på om man vänder sig till en man eller kvinna. Och på tyska kan man mata in båda formerna, säger Per Bergland.

Språklösning

Per Bergland är uppenbart själv road av språk och tycker att samarbetet med Språkbolaget är roligt och givande – han lär sig lite om alla språk. Han ser att översättarna ofta träffar rätt ton, vilket han får bekräftat genom att nya språkversioner testas på vissa kunder.

När det uppstår frågetecken kring översättningarna har vi märkt att översättarna ofta har rätt. De förstår kontexten i de olika länderna. Som att ordet ”tjänst” inte alltid kan användas så brett som i Sverige. I exempelvis Spanien används olika ord för ”tjänst” beroende på var i näringslivets hierarki man befinner sig, säger han.

Per Bergland uppskattar också att samarbetet med Språkbolaget är smidigt. Excel-filer skickas snabbt fram och tillbaka och de första översättningarna, till tyska, italienska och spanska blev klara i en första version på bara två veckor.

Det underlättar att det finns en projektledare som harmoniserar arbetet. Och även om vi inte träffas särskilt ofta, gillar jag att Språkbolaget finns här i Göteborg, där också vi har huvudkontor

Nu går Refapp ut i världen. Kontor finns redan i Sverige, Norge och Irland. Sen blir det kanske USA. På sikt hoppas Per Bergland att Refapp ska förändra rekryteringsprocessen där referenstagningen blir ett ännu viktigare inslag. Värdefull info samlas in via appen och kan komma till användning. Och han tror att rekryterarna i framtiden kommer att ta referenser tidigare i processen. Det vill säga före intervjun med kandidaten, i stället för som i dag sedan allt nästan är klart och referenstagningen bara blir en sista koll.