Pharma Systems – när medmänsklighet och inkännande står i fokus

”Vi är väldigt nöjda med samarbetet och framför allt med dialogen med ansvarig projektledare. Det har varit lätt att få kontakt, enkelt att ställa frågor och vi har fått bra återkoppling under arbetets gång. Det gjorde processen smidig trots att den var relativt omfattande och tidskrävande.”

Andreas Stridh, produkt- och kvalitetschef, Pharma Systems

Pharma Systems är ett svenskt medicintekniskt företag med huvudkontor i Lysekil och med tillverkning bland annat i Estland. Företaget utvecklar, tillverkar och distribuerar produkter för olika typer av andningssystem, bland annat HME-filter och, bakterie-/virusfilter – liksom kombinationer av dessa funktioner. Företaget tillverkar även tillbehör till trakeostomikanyler för patienter med andningshinder.

Pharma Systems produkter används framför allt inom anestesi, intensivvård, pediatrisk och neonatal vård samt inom hemsjukvård. Företaget är en medicinteknisk tillverkare och arbetar därför inom ett regulatoriskt ramverk, där kvalitet, patientsäkerhet och tydlig produktinformation är centralt.

Pharma Systems produkter handlar bokstavligt talat om liv eller död. Bruksanvisningarna på alla språk som företaget exporterar till måste vara korrekt översatta, fullständigt entydiga och får inte lämna något som helst utrymme för tolkning eller tvekan. Samtidigt fanns en tids- och kostnadsaspekt att ta hänsyn till.

Språkbolaget har hjälpt Pharma Systems med översättning från engelska till arabiska, danska, finska, franska, italienska, nederländska, norska, polska, rumänska, spanska, tyska och ungerska.

Hur tänkte ni kring översättningen och val av byrå?

– När vi skulle översätta våra uppdaterade bruksanvisningar var det viktigt för oss att hitta en byrå som kändes enkel och trygg att samarbeta med, säger Andreas Stridh, produkt- och kvalitetschef vid Pharma Systems.

För oss handlade valet inte bara om själva översättningen, utan också om dialogen, tillgängligheten och känslan av att vi snabbt kunde få kontakt om frågor skulle uppstå, fortsätter Andreas.

Pharma Systems valde Språkbolaget som samarbetspartner, till en del för företagets lokala förankring på västkusten, men inte bara därför.

– Vi värdesatte att byrån var lätt att kommunicera med och att samarbetet redan från början kändes professionellt och smidigt, säger Andreas. En viktig faktor var förstås den geografiska närheten. Det var positivt att byrån fanns lokalt, eftersom det gav möjlighet att träffas fysiskt om det skulle behövas för att reda ut eventuella frågetecken. Men i praktiken fungerade dialogen så bra att sådana möten sällan behövdes.

– Vi har en internationell kundkrets, men tycker naturligtvis att det är roligt med en lokalt förankrad kund, säger Ida Norlander, projektledare på Språkbolaget. Samtidigt, som Andreas säger, har vi så smidiga och väl upparbetade rutiner att fysiska möten, hur trevliga de än är, ganska sällan är nödvändiga.

– Även priset var en viktig faktor i valet, fortsätter Andreas. Vi behövde hitta en lösning som både motsvarade våra kvalitetskrav och var rimlig ur ett kostnadsperspektiv. Sammantaget vägde vi därför in kommunikation, tillgänglighet, lokal närvaro, pris och den allmänna känslan av ett tryggt och fungerande samarbete.

Hur tänkte ni kring valet mellan AI-översättning och mänsklig översättning? 

– Vi såg absolut att AI kunde hjälpa oss snabbare mot målet, särskilt i ett första skede, säger Andreas. Samtidigt handlar bruksanvisningar för medicintekniska produkter inte bara om direkt översättning av ord, utan också om rätt terminologi och förståelse för hur språket används i ett kliniskt sammanhang.

– Det är just här det är lätt att gå vilse, bekräftar Ida Norlander. AI har oerhört mycket att ge i språkindustrin, och kan många gånger pressa kostnaderna. Samtidigt, som Andreas konstaterar, finns det en viss terminologi som används i det kliniska sammanhanget – det finns ett gängse uttryckssätt. Detta kan variera från språk till språk, och en av våra uppgifter som leverantör av språktjänster är att bedöma var AI kan ha en roll, och var det inte fungerar.

– I dialog med Pharma Systems landade vi i att AI absolut kunde vara till hjälp som en första grund till översättningen, men att det var viktigt att först göra en noggrann analys av vilka språk det kunde fungera att använda AI till, och vilka språk som behövde översättas från grunden av en människa, säger Ida. Eftersom kvaliteten på AI-översättning skiljer sig så pass mycket mellan olika språkkombinationer och inom olika ämnesområden så gjorde vi sedan i samråd med några av våra mest erfarna översättare en bedömning och landade i att några av språken lämpade sig väl för AI och andra inte fungerade alls.

– För oss var det viktigt att kombinera effektivitet med mänsklig granskning och språklig kompetens, så att översättningarna skulle bli tydliga, korrekta och anpassade till den faktiska användningen av våra produkter, understryker Andreas.

 Hur har arbetsprocessen sett ut?

– Vi utgick från fastställda bruksanvisningar på engelska, som redan var granskade och godkända enligt gällande regelverk, säger Andreas. Därefter gjorde vi en bedömning utifrån aktiv försäljning och aktuella marknader för att avgöra vilka språk bruksanvisningarna skulle översättas till. I det arbetet fick vi värdefull hjälp av Språkbolaget.

– En av utmaningarna med ett projekt där så många översättare och språkgranskare är inblandade är kommunikationen sinsemellan, fortsätter Ida Norlander. Om en översättare har en fundering eller kommentar så är det viktigt att den förs vidare till övriga i teamet, för att säkerställa att manustexterna tolkas och översätts enhetligt och korrekt i alla led. I den här typen av dokument förekommer det många medicinska och tekniska termer och alla måste översättas korrekt och konsekvent.

– När översättningarna var klara skickades de vidare till våra distributörer och partners i respektive land, fortsätter Andreas. Där granskades översättningarna av personer med kunskap om det lokala språket och med förståelse för hur produkterna används i sitt kliniska sammanhang. På så sätt kunde vi kombinera en strukturerad översättningsprocess med lokal språklig och praktisk förankring. 

Har ni fått någon feedback på översättningarna?

– Generellt sett var våra partners väldigt nöjda med den första versionen av översättningarna, svarar Andreas. Mindre korrigeringar har gjorts, och arbetet har fungerat väldigt bra. Distributörerna återkom med kommentarer kring vad de ansåg behövde justeras. Språkbolaget tog därefter dialogen med översättarna, som oftast kunde bekräfta att korrigeringarna var rimliga. Det gjorde att justeringarna kunde hanteras på ett bra och strukturerat sätt.

– Det här är ytterligare ett område där vår specialkompetens kommer in, flikar Ida Norlander in. Att kommunicera med översättare till ett antal olika språk är en delikat uppgift. Vi känner våra översättare och granskare och vi har en personlig relation till var och en av dem. Vi vet vilka frågor som brukar uppstå, vi har beredskap att ta itu med dem och vi kan oftast hantera språkliga diskussioner effektivare än våra kunder – men vi vet också vilka spörsmål som faktiskt måste lyftas till kunden. 

Resultatet, utvärdering av samarbetet.

Resultatet blev fyra större bruksanvisningar, samtliga översatta till 15 språk. Det har varit ett omfattande arbete, men samarbetet har fungerat väldigt bra genom hela processen, konstaterar Andreas.

– Vi är nöjda med både resultatet och dialogen under arbetets gång, säger Andreas. Vi är väldigt nöjda med samarbetet och framför allt med dialogen med ansvarig projektledare. Det har varit lätt att få kontakt, enkelt att ställa frågor och vi har fått bra återkoppling under arbetets gång. Det gjorde processen smidig trots att den var relativt omfattande och tidskrävande.

– Jag kan bara hålla med, bekräftar Ida Norlander. I ett projekt som detta, med avancerad och livsavgörande teknik är kundens kompetens oerhört viktig. Samtidigt har vi på Språkbolaget kunnat bidra med kunskap om var AI fungerar och inte fungerar, och vi har styrt upp en omfattande kommunikation med en mängd specifikt utvalda översättare och granskare, som hade varit svår för vår kund att hantera på egen hand.

Vi på Språkbolaget tror och hoppas att vår insats i detta projekt har bidragit till att kliniker världen över har fått effektiv information om hur Pharma Systems produkter ska hanteras.