Att tänka på inför översättning av årsredovisning

Då var det dags igen. Den svenskspråkiga årsredovisningen är framtagen, åtminstone till stor del, och ska nu översättas till annat språk. Men vad behöver du tänka på för att säkerställa en korrekt och professionell översättning av årsredovisningen? Här guidar vi dig genom de viktigaste aspekterna av arbetet och samarbetet med oss som översättningspartner. Artikeln baseras på översättning från svenska till engelska som den i särklass vanligaste språkkombinationen i sammanhanget, men principerna och innehållet är applicerbara även när det gäller andra målspråk.

Varför översättning av årsredovisning?

Er årsredovisning utgör ett mycket viktigt dokument som presenterar nyckelinformation om företagets prestation under det gångna året samt era framtidsplaner och utsikter. Information som används av investerare och andra intressenter både inom och utanför Sverige. Att tillhandahålla en korrekt och professionell översättning av årsredovisningen på engelska och eventuellt även andra språk gör denna viktiga information tillgänglig för relevanta intressenter i andra länder och på andra marknader. Inte minst potentiella och befintliga investerare, kunder och affärspartners som behöver kunna förlita sig på den översatta dokumentationen som ett beslutsunderlag.

Därför är det viktigt att den översatta årsredovisningen inte bara är språkligt korrekt utan även avspeglar originalet på alla väsentliga sätt, inklusive tonalitet och budskap gällande aspekter som företagets värderingar, etiska principer, hållbarhetssatsningar och så vidare. Det är också viktigt att korrekt hänsyn tas till aktuella regelverk och redovisningsstandarder när det gäller rapportering av resultat, redovisningsprinciper och hållbarhetsdata. Allt detta kräver en gedigen förståelse för väsentliga terminologifrågor och språkliga nyanser, där vår personal och andra resurser (som t ex checklistan nedan) finns till hands som ett stöd i processen. 

God planering är A och O

I samarbetet med oss som översättningspartner är det av avgörande betydelse att planera och boka arbetet i god tid så att de nödvändiga resurserna, så som den mest lämpliga översättaren och granskaren, kan förbokas och informeras om vad som väntar och när. Här gäller noggrann planering i förhållande till både de interna och externa kraven, som t ex deadlines för interna godkännanden och angivna datum för extern rapportpublicering. Kanske krävs alltså en planering och en översättningsprocess där arbetet inleds på ett strukturerat sätt redan innan den svenska versionen av rapporten är färdigställd eller godkänd?

Fördelarna med ett gediget och väl genomfört planeringsarbete kan inte överskattas. Genom att påbörja processen i tid är det möjligt att hantera eventuella frågor och utmaningar längs vägen utan att skapa onödig tidsstress och därmed säkerställa kvaliteten inom den överenskomna tidsramen. Checklistan nedan täcker många av de väsentligaste frågorna redan från början och bidrar därmed till en tidseffektiv och kvalitetssäkrad arbetsprocess.

Tydlig kommunikation skapar de rätta förutsättningarna

Lika viktig som god planering är en tydlig kommunikation inför och under processen. I de flesta fallen grundas onödiga missförstånd eller misstag i en bristfällig kommunikation, något som kan undvikas genom tydlig kommunicering kring aspekter som:

• Viktiga deadlines (både interna och externa) och milstolpar för eventuell delleverans och avstämning inom processen
• Tydlig ansvarsfördelning mellan översättningspartnern och aktuella interna resurser
• Relevanta interna dokument och riktlinjer gällande t ex språklig stil och tonalitet, godkänd terminologi, värderingar, varumärkesprofil och hållbarhetsstrategi
• Kopior på tidigare översättningar eller annat referensmaterial som ”goda exempel”
• Kontaktpersoner både internt och hos eventuell kommunikations- eller marknadsbyrå
• Information kring aspekter som målspråksvariant (t ex brittisk eller amerikansk engelska), gällande redovisningsstandarder (t ex IFRS eller GAAP), huvudsakliga målgrupper för den översatta rapporten, o s v.

För att underlätta arbetet på detaljnivå presenterar vi i följande avsnitt en checklista som adresserar viktiga frågor inför uppstart.

Checklista för att kvalitetssäkra översättning av årsredovisning

Denna checklista för arbetet med översättning av årsredovisning syftar till att stödja och kvalitetssäkra arbetet på detaljnivå, spara tid och undvika onödiga misstag eller missförstånd. Den aktuella checklistan baseras på översättning av årsredovisning från svenska till engelska men är också applicerbar till andra språkkombinationer. Dessutom kan checklistan användas med fördel även när det gäller andra typer av översättningsuppdrag inom finansiell rapportering, som t ex delårsrapporter och liknande.

✔️ ALLMÄNNA UPPGIFTER

Ange de relevanta grunduppgifterna gällande företaget/organisationen/verksamheten samt beskrivning av det aktuella uppdraget, t ex “Översättning av årsredovisning 2025 från svenska till engelska”.

Ange även de aktuella kontaktpersonerna inklusive roll/ansvarsområde i förhållande till det aktuella uppdraget. Det viktiga med denna kontaktinfo är att skapa en klar förståelse för ansvarsfördelningen inom projektet, vilka som är aktivt involverade i arbetet och vem som ansvarar för vad.  

✔️ DET AKTUELLA ÖVERSÄTTNINGSUPPDRAGET

Beskrivning av uppdraget inklusive omfattning, tidsplanering och målgrupper:

• Källspråk/målspråk inklusive språkvariant där relevant, t ex brittisk eller amerikansk engelska
• Beräknad/uppskattad volym (antalet ord eller antalet sidor)
• Tidsplanering för inlämnande av källdokumenten till Språkbolaget. Ange flera datum, inklusive uppskattade delvolymer, om källtexterna beräknas bli tillgängliga i etapper
• Kraven kring leveranstid. Beskriv gärna så utförligt som möjligt, inklusive om leverans önskas i etapper (delleveranser) för avstämning och vilka fasta deadlines som finns (t ex datum för extern publicering av den översatta rapporten och därmed beräknad deadline för leverans av den granskade översättningen i tid för den interna arbets- och godkännandeprocessen, eller eventuella deadlines för delleveranser)
• Vilka är de huvudsakliga målgrupperna för den översatta rapporten?

✔️ REFERENSMATERIAL

Tillhandahåll gärna eventuellt referensmaterial med relevans för det aktuella uppdraget. Detta ska vara material som kan underlätta för översättaren och granskaren i sitt arbete, som t ex:

• Kopior på tidigare översättningar som ”goda exempel”
• Handbok, riktlinjer eller annat material gällande språklig stil och tonalitet som tagits fram internt hos er eller i samarbete med kommunikations- eller marknadsbyrå
• Material kopplat till era målgrupper ur språkligt perspektiv
• Handböcker, guider eller andra dokument som bidrar till bättre förståelse för er organisation gällande aspekter som t ex värdegrund och värderingar, företagskultur, etiska principer och uppförandekoder, varumärkesprofil, hållbarhetsstrategi, o s v

Ovanstående lista är inte uttömmande utan ska ses som exempel.

✔️ SPECIFIKA FRÅGOR – FINANSIELL RAPPORTERING OCH EKONOMISKA TERMER

Aktuella regelverk och redovisningsstandarder

• T ex IFRS eller GAAP

Godkänd terminologi – allmänt och/eller rapporteringsspecifikt

• Finns det en ordlista med godkänd terminologi gällande verksamheten i allmänhet och/eller den finansiella rapporteringen i synnerhet? Eller annat dokument eller underlag innehållande språkliga riktlinjer eller liknande?

Presentation av siffror

• Riktlinjer eller preferenser gällande hur siffror ska presenteras i löpande text samt i finansiella rapporter och tabeller

Presentation av datum och tider

• Riktlinjer eller preferenser gällande datum- och tidsformat, t ex om tider ska skrivas enligt 12- eller 24-timmarsklockan

Användning av förkortningar

• Riktlinjer eller preferenser gällande användning av förkortningar i översatta texter

Titlar på nyckelpersoner i översättning

• Finns det en lista över hur titlar på nyckelpersoner inom organisationen ska översättas till engelska, som t ex ”avdelningschef” och liknande?

Hur vissa nyckelord ska skrivas i översättning

• Har ni för praxis att skriva vissa nyckelord på visst sätt i era svenskspråkiga rapporter, t ex ”Moderbolaget” och ”Gruppen” alltid med inledande versal? Och ska i så fall samma praxis appliceras även i översättning?

Non-translatables

• Ord, termer eller uttryck som ska lämnas oförändrade i översättning. Detta kan handla t ex om registrerade produkt- eller varumärkesnamn som används på alla marknader oavsett språk, vissa tekniska termer eller speciella begrepp som saknar en exakt motsvarighet på annat språk

Ovanstående checklista innehåller exempel på relevanta frågor som bör begrundas och besvaras inför översättningsprocessen, men varje uppdrag är unikt och detaljarbetet kommer därför att anpassas efter de aktuella förutsättningarna. Vid eventuella funderingar hjälper gärna våra medarbetare till med råd och förslag.

Varför Språkbolaget som partner inom översättning av årsredovisning?

Hos Språkbolaget förstår vi vikten av att leverera en översättning som innefattar de rätta nyanserna och detaljerna utifrån vår kunds kravspecifikation. Våra medarbetare finns alltid till hands för att assistera och stödja dig från start till mål, och vårt breda nätverk utgörs av erfarna översättare och granskare som besitter den nödvändiga kompetensen för att skapa korrekta och välanpassade översättningar beroende på målgrupp och andra instruktioner. Naturligtvis alltid med hänsyn till aktuella regelverk och standarder.

Vi har dessutom förståelse för att översättning av årsredovisning ofta involverar hantering av känsliga och/eller konfidentiella uppgifter som måste skyddas på ett lämpligt sätt, och självklart applicerar vi strikta rutiner för detta i linje med gällande lagar, regler och branschstandarder för dataskydd, inklusive sekretessavtal där extra trygghet fordras.

Vi hoppas att denna artikel har varit av intresse och ser fram emot att få diskutera dina aktuella behov och din framtida planering kring översättning av årsredovisning och andra finansiella rapporter.